Steuern: Wie müssen Reisen abgerechnet werden?

Für Dienstreisen gibt es spezielle Regelungen. Nachfolgend sind die wichtigsten Vorschriften aus dem Einkommensteuergesetz für Dienstnehmer zusammengefasst. In einigen Kollektivverträgen gibt es spezielle Regelungen zu diesem Thema. Darauf wird in diesem Artikel nicht genauer eingegangen.

Inlandsreise

Die Berechnung der Tagesgelder von Dienstnehmern kann nach der 24-Stunden-Regel oder nach Kalendertagen (wenn es in einer lohngestaltenden Vorschrift vorgesehen ist) erfolgen. Das Tagesgeld für Inlandsreisen beträgt ab einer Reisedauer von mehr als drei Stunden für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d.h. € 2,20 pro angebrochener Stunde. Dauert eine Reise mehr als elf Stunden, so steht der volle Tagessatz von € 26,40 zu. Sollte der Arbeitgeber darüber hinausgehende Spesensätze bezahlen, sind diese voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Nächtigungsgeld steht nur dann steuerfrei zu, wenn tatsächlich ge-nächtigt wird. Der Umstand der Nächtigung ist grundsätzlich nachzuweisen. Bei Entfernungen von mindestens 120 km können ohne Nachweis pauschal € 15,00 pro Nacht (damit ist auch das Frühstück abgegolten) steuerfrei gelassen werden.

Beispiel (24-Stunden-Regel)

Eine Dienstreise beginnt um 8:00 Uhr des ersten Tages und endet um 16:30 Uhr des zweiten Tages. Neben dem Tagesgeld von € 26,40 für 24 Stunden und von € 19,80 (= 9/12 von € 26,40) ist ein nachgewiesener Nächtigungsaufwand einschließlich Frühstück Betriebsausgabe bzw. steuerfrei. Wird der Nächtigungsaufwand nicht nachgewiesen, so sind € 15,00 Betriebsausgabe bzw. steuerfrei.

Auslandsreise

Als Tages- und Nächtigungsgelder für Auslandsdienstreisen können die Höchstsätze der Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten geltend gemacht werden. Diese Liste finden Sie im Anhang zu den Lohnsteuerrichtlinien RZ 1405. Die Aliquotierung der Tagesgelder bei Auslandsdienstreisen erfolgt wie bei Inlandsreisen (mehr als drei Stunden je 1/12 pro angefangener Stunde, maximal 12/12).

Stand: 27. August 2014